Stworzenie zbioru, który przechowuje dokumenty, sprawi, że będziesz mieć pewność, że możesz szybko i łatwo znaleźć wszystkie ważne dokumenty. To może wydawać się oczywiste dla kogoś, kto nie ma ADHD; jednak, gdy żyjesz z ADHD, stosy papieru, strach i niespokojne poszukiwania często idą w parze, gdy szukasz konkretnego kawałka papieru.
Tworzenie i utrzymywanie systemu archiwizacji, który zapewnia spokój ducha, to dobrze spędzony czas. Jedną z rzeczy, która powstrzymuje osoby z ADHD przed założeniem systemu archiwizacji, jest to, że może to być przytłaczające.
Tworzenie systemu archiwizacji przyjaznego dla ADHD
Oto 6 prostych kroków, aby stworzyć system plików przyjazny dla ADHD.
Wybierz szafkę na dokumenty, którą lubisz. Bardziej prawdopodobne jest, że użyjesz systemu segregowania, jeśli spodoba Ci się wygląd szafki. Wybierz taki, który pasuje do wystroju Twojego domu i osobowości. Jeśli nie masz pewności, ile szuflad będziesz potrzebować, stwórz system ćwiczeń z pudełek bankierskich. Włóż swoje wiszące teczki do pudełek i przetestuj je przez 1 lub 2 miesiące, zanim zainwestujesz w mebel.
Wiszące foldery. Każdy system segregowania wymaga wiszących teczek. Mieć jeden wiszący folder na temat, na przykład „Wyciągi bankowe 2016”. Odpowiednie dokumenty można umieścić bezpośrednio w wiszącej teczce; nie muszą najpierw przechodzić do osobnego folderu.
Etykiety. Wyraźnie oznacz każdy wiszący folder. Możesz napisać swoje etykiety, wydrukować je lub skorzystać z drukarki etykiet. Jeśli nie możesz odczytać etykiety lub zapomnisz oznaczyć teczki, łatwo jest umieścić dokumenty w niewłaściwym miejscu, a wtedy segregator przestaje być pomocny. To, co napiszesz na etykiecie, to Twój wybór. Zrób to w sposób, który ma dla Ciebie sens, abyś mógł szybko znaleźć to, czego szukasz. Na przykład możesz napisać „wyciągi bankowe”, nazwę banku lub coś innego, co ma dla Ciebie znaczenie
Organizowanie folderów. Posiadanie ADHD oznacza, że twoje myślenie jest kreatywne, a nie liniowe, a sposób organizacji szafki na dokumenty może to odzwierciedlać. Twój zbiór nie musi być uporządkowany alfabetycznie! Możesz zdecydować się na zgrupowanie wszystkich folderów dotyczących finansów, wszystkich folderów dotyczących zdrowia razem lub w inny, logiczny dla Ciebie sposób.
Użyj koloru. Używanie koloru w swoim systemie segregowania to świetny pomysł. Osoby z ADHD są bardzo wzrokowe, więc używanie kolorowych wiszących teczek sprawi, że Twój system archiwizacji będzie bardziej atrakcyjny. Jeśli zgrupujesz podobne elementy w folderach o tym samym kolorze, pomoże to również szybko znaleźć rzeczy. Na przykład możesz mieć wszystkie czerwone foldery związane z tematami finansowymi.
Utrzymuj foldery w uproszczeniu. Nie zapychaj folderów! Przewymiarowane foldery utrudnią korzystanie z systemu archiwizacji, ponieważ trudno będzie dodawać nowe dokumenty. W rezultacie możesz ulec pokusie, aby przestać korzystać z systemu archiwizacji.
Jeśli twoje foldery stają się duże, oto co zrobić:
- Niszcz dokumenty, których już nie potrzebujesz. Na przykład: niszcz rachunki z karty kredytowej zaraz po dokonaniu płatności; niszcz rachunki, wyciągi bankowe, czeki/odcinki wypłaty po roku lub po otrzymaniu wyciągu W-2 za ten rok podatkowy; niszczyć ewidencję inwestycji i dokumenty podatkowe po siedmiu latach; i niszcz paragony sprzedaży po okresie obowiązywania gwarancji lub do momentu, gdy się zorientujesz, że nie będą potrzebne do zwrotu towaru
- Podziel temat na mniejsze tematy. Na przykład zamiast umieszczać wszystkie swoje pliki podatkowe w jednym folderze o nazwie „Podatki”, utwórz osobne foldery dla każdego roku podatkowego (np. Podatki 2016, Podatki 2015, Podatki 2013)
- Do folderu wkładaj tylko ważne dokumenty. Na przykład, gdy otrzymasz rachunek, po zapłaceniu umieść rachunek w teczce, ale nie wkładaj również koperty, do której dotarł.
Skonfiguruj elektroniczny system archiwizacji. Nagromadzenie papieru może stać się bardzo przytłaczające dla osób z ADHD, więc inną opcją jest utworzenie elektronicznego systemu archiwizacji. Do tworzenia kopii zapasowych potrzebujesz skanera, komputera i zewnętrznego dysku twardego. Skanuj każdy dokument i przechowuj go w folderze na komputerze oznaczonym dla różnych rodzajów dokumentów (rachunki, podatki, remonty domu itp.). Dodanie miesiąca i roku na końcu nazwy dokumentu może również pomóc w uporządkowaniu rzeczy według daty; na przykład Utilitybill_Nov2002.pdf. Istnieje również wiele aplikacji ułatwiających skanowanie, przechowywanie i zarządzanie dokumentami bezpośrednio na smartfonie lub tablecie.
