Niezależnie od tego, czy pracujesz od dziewiątej do piątej, pracujesz zdalnie, czy zostajesz w domu z dziećmi, każdy potrzebuje skutecznej metody zarządzania swoim dniem. W końcu perfekcjonizm, prokrastynacja i mit wielozadaniowości to bardzo realne zagrożenia, które mogą zatrzymać nawet najbardziej produktywnych ludzi w jednym miejscu. Jak więc przejąć kontrolę nad swoim harmonogramem i naprawdę załatwić sprawy?
Według ludzi takich jak Elon Musk i Bill Gates wszystko sprowadza się do przejęcia kontroli nad swoim czasem i harmonogramem. W ich przypadku stosują „mikroplanowanie”, które polega na planowaniu dnia w pięciominutowych odstępach. Chociaż tego typu szczegóły mogą nie być potrzebne przeciętnemu człowiekowi, wciąż jest w tym lekcja dla nas wszystkich – przejęcie kontroli nad swoim czasem poprzez planowanie lub dzielenie go na kawałki lub bloki sprawia, że jesteś bardziej produktywny. A najłatwiejszym i najskuteczniejszym sposobem na to jest „blokowanie czasu”.
Dlaczego blokowanie czasu działa
Czasami określane jako „monozadanie” lub „fragmentowanie czasu”, blokowanie czasu to technika zarządzania czasem, w której blokujesz czas na wykonanie określonego zadania.
Na przykład, zamiast sprawdzać telefon za każdym razem, gdy otrzymujesz wiadomość e-mail lub powiadomienie w mediach społecznościowych, blokujesz określone godziny w ciągu dnia, aby odbierać połączenia telefoniczne, odpowiadać na e-maile i sprawdzać konta w mediach społecznościowych.
Zasadniczo odkładasz określone bloki czasu na wykonanie ważnych zadań lub projektów. W końcu Twój harmonogram jest podzielony na kawałki czasu, w których koncentrujesz się na jednym zadaniu lub projekcie na raz.
Ten rodzaj zarządzania czasem nie tylko ułatwia zarządzanie listą rzeczy do zrobienia, ale także daje większą kontrolę nad swoim dniem i pomaga ustalać priorytety zadań. Blokowanie czasu poprawia również koncentrację i powstrzymuje odkładanie na później. I pod koniec dnia poczujesz się, jakbyś rzeczywiście coś osiągnął.
Argument przeciwko wielozadaniowości
Wiele osób wierzy, że mogą robić wiele rzeczy na raz i robić je dobrze. Ale badania pokazują, że tylko około 2,5% ludzi jest w stanie efektywnie wykonywać wiele zadań jednocześnie. Tylko reszta populacji wierzy skutecznie wykonują wielozadaniowość.
W rzeczywistości próba robienia więcej niż jednej rzeczy naraz, na przykład pisania SMS-ów i prowadzenia samochodu lub pisania ważnego e-maila podczas oddzwaniania do klienta, zagraża Twojej zdolności do dobrego wykonania obu zadań.
Tymczasem badanie przeprowadzone w 2013 roku na Uniwersytecie Utah wykazało, że ludzie, którzy próbują żonglować wieloma zadaniami naraz, łatwiej się rozpraszają, są mniej produktywni, popełniają więcej błędów i uzyskują niższe wyniki w testach przypominania.
Podobnie szybkie przełączanie się między dwoma projektami również może mieć wpływ na wyniki. Wykonujemy zadania o wiele skuteczniej, gdy poświęcamy im pełną uwagę. Co więcej, neuronaukowcy ostrzegają, że próba robienia kilku rzeczy naraz lub dzielenie naszej uwagi ma wpływ na naszą zdolność do wykonywania nawet prostych zadań.
Oznacza to, że im więcej wykonujemy wielozadaniowości, tym mniej jesteśmy w stanie osiągnąć. Powód jest prosty. Tracimy zdolność koncentracji, co oznacza, że projekty trwają dłużej niż powinny.
Jak korzystać z blokowania czasu
Blokowanie czasu lub monozadanie pozwala skupić się na jednym projekcie na raz. Takie podejście nie tylko ograniczy błędy umysłowe, ale także pomoże Ci uwolnić kreatywność, zwłaszcza że skupisz całą swoją energię i uwagę na jednym zadaniu w określonym przedziale czasowym. możesz włączyć blokowanie czasu do swojego życia.
Rozwiń swoją listę
Zacznij od sporządzenia listy wszystkich rzeczy, które musisz zrobić w ciągu tygodnia. Wypisz wszystkie swoje projekty w pracy, zobowiązania rodzinne, a nawet cele związane z ćwiczeniami. Celem jest uwzględnienie wszystkiego, od rozmów telefonicznych, które musisz wykonać, po posiłki, które musisz przygotować.
Umieść gwiazdki przy rzeczach, które absolutnie muszą zostać zrealizowane, jak projekty do pracy, spotkania z klientami, wizyty u lekarzy. Zazwyczaj to zadanie wykonuje się w piątek po pracy lub w niedzielę wieczorem przed rozpoczęciem tygodnia pracy.
Określ swoje priorytety
Po opracowaniu listy przejrzyj ją i umieść gwiazdki przy projektach, które są Twoimi głównymi priorytetami na dany tydzień. Spróbuj ograniczyć to do około dwóch do trzech rzeczy dziennie. Celem jest, abyś zapewnił swoim najważniejszym zadaniom pierwsze miejsce w swoim harmonogramie blokowania czasu. Powinieneś także zaplanować codziennie czas na odpowiadanie na e-maile, odbieranie połączeń telefonicznych i sprawdzanie mediów społecznościowych.
Stwórz plan dnia
Następnym krokiem jest zastanowienie się, ile masz czasu w ciągu dnia i ile czasu chcesz przeznaczyć na każde zadanie z listy.
Zacznij od stworzenia blokad czasowych na codzienne czynności, takie jak poranne rutyny i wieczorne rytuały, ćwiczenia, dojazdy do pracy i z powrotem, posiłki i przygotowywanie posiłków, pomoc w odrabianiu zadań domowych i tak dalej.
Przykładowy plan dla kogoś, kto pracuje zdalnie, może wyglądać tak:
- 6:00 do 7:30 Poranny Rytuał/Ćwiczenie
- 7:30 do 8:00 Zabierz dzieci do szkoły
- 8:00 do 8:30 Odpowiadaj na e-maile/Sprawdź media społecznościowe
- 8:30 do 10:30 Projekt priorytetowy (wstaw jeden ze swoich priorytetów)
- 10:30 do 11:00 Przerwa/Powrót do rozmowy telefonicznej
- 11:00-12:30 Projekt priorytetowy (wstaw jeden ze swoich priorytetów)
- 12:30 po południu. do 13:00 Przerwa na lunch
- 13:00. do 13:30 Odpowiadaj na e-maile / Sprawdź media społecznościowe
- 13:30. do 15:30 Projekt priorytetowy (wstaw jeden ze swoich priorytetów)
- 15:30. do 16:30 Dzieci wracają ze szkoły/porozmawiaj o dniu
- 16:30. do 18:00 Przygotuj/zjedz obiad/sprzątaj
- 18:00 do 19:00 Projekt priorytetowy (wstaw jeden ze swoich priorytetów)
- 19:00. do 21:00 Czas wolny/pomoc w odrabianiu prac domowych
- 21:00. 21:30. Odpowiadaj na e-maile / Sprawdź media społecznościowe
- 21:30. do 22:00 Wieczorny Rytuał
Oczywiście jest to bardzo prosty plan i nie byłby odpowiedni dla wszystkich. Kluczem jest opracowanie planu na typowy dzień z blokami czasu, w których możesz skupić się na ważnych zadaniach lub projektach.
Jeśli pracujesz dla firmy, która organizuje spotkania zespołowe, regularne szkolenia lub cotygodniowe telekonferencje, również musisz to uwzględnić. I nie zapomnij uwzględnić czasu na podróż, jeśli masz spotkania lub spotkania, w których musisz uczestniczyć w ciągu tygodnia. Być może będziesz musiał również opracować inny plan na weekend.
Niektórzy ludzie będą musieli co tydzień opracowywać nowe plany. Inni ludzie mają bardzo ustrukturyzowane środowisko pracy i mogą korzystać z tego samego planu tydzień po tygodniu. Rób to, co działa dla Ciebie. Masz kontrolę nad swoim harmonogramem i możesz go dostosowywać i zmieniać zgodnie ze swoimi potrzebami i priorytetami.
Zablokuj cały dzień
W idealnym przypadku, gdy twój plan będzie gotowy, będziesz mógł zablokować każdy dzień tygodnia. Zacznij od swoich najważniejszych priorytetów i stamtąd. Na przykład, jeśli Twoim priorytetem na ten tydzień jest napisanie do piątku obszernego raportu o aktywności, zastanów się, ile czasu zajmie Ci jego złożenie.
W związku z tym, jeśli uważasz, że wypełnienie raportu zajmie Ci cztery godziny, możesz zaplanować dwie godziny w poniedziałek i dwie godziny we wtorek na pracę nad raportem. Następnie w środę zaplanuj kolejną godzinę, aby to sprawdzić, wprowadzić zmiany i sfinalizować. Planując na początku tygodnia określone bloki czasu na wypełnienie raportu, nie tylko zapobiegasz zwlekaniu, ale także odkładasz czas, który musisz poświęcić na opracowanie raportu.
Chroń swój czas
Po zakończeniu harmonogramu chroń swój czas najlepiej, jak potrafisz. Oczywiście pojawią się nieoczekiwane rzeczy i będziesz musiał być elastyczny. Ale oprzyj się pokusie poświęcenia swojego priorytetowego czasu projektu na coś, co może poczekać.
Komunikuj się ze współpracownikami i członkami rodziny, gdy będziesz niedostępny. Następnie traktuj te bloki czasu jak spotkanie z bardzo ważnym klientem. Nikt by nie pomyślał, żeby ci przerwać podczas spotkania. Podobnie, celem jest, aby nie przeszkadzano ci w czasie chronionego projektu priorytetowego.
Słowo od Verywell
Skuteczne wykorzystanie blokowania czasu może pomóc Ci przejąć kontrolę nad swoim dniem, skupić uwagę i zapobiec prokrastynacji. Na początku stworzenie planu, który będzie dla Ciebie odpowiedni, może wymagać trochę prób i błędów, ale przy odrobinie praktyki i odrobinie cierpliwości szybko staniesz się profesjonalistą.
Wskazówki, jak pomóc dorosłym z ADD/ADHD skoncentrować się na pracy
